1Ce qui revient chaque semaine
Locataires et copropriétaires écrivent pour des demandes simples, mais chacune oblige à retrouver le bon document. Quelques demandes typiques :
- la date d'intervention d'un artisan ;
- une attestation de loyer ou une quittance ;
- un document de copropriété : règlement, procès-verbal ;
- la date et l'ordre du jour de l'assemblée ;
- le suivi d'un signalement ;
- une question sur les charges.
2Ce qu'un agent peut préparer, ce qui reste à vos gestionnaires
Un agent peut préparer
- identifier l'occupant, le lot et la demande ;
- retrouver l'intervention prévue et préparer la réponse ;
- retrouver le document demandé et préparer l'envoi ;
- rappeler la date et l'ordre du jour de l'assemblée ;
- préparer les relances des artisans qui n'ont pas confirmé de date.
Reste à vos gestionnaires
- les contestations de charges et les litiges ;
- les sinistres et les urgences ;
- les décisions de copropriété ;
- l'envoi : un gestionnaire relit et envoie chaque réponse.
3Les garde-fous à exiger
Vous gérez les données personnelles des occupants. Quel que soit le prestataire, exigez au minimum :
- Validation humaine : rien ne part sans relecture.
- Accès minimal : ses accès sont limités aux dossiers et aux outils prévus au cadrage.
- Journal : chaque action est tracée et relisible.
- Données chez vous : machine et compte IA à votre nom ; le prestataire n'en garde aucune copie.
- Compte IA professionnel : une offre qui n'utilise pas vos données pour entraîner ses modèles, vérifiée avec vous avant l'installation.
- Rien en clair : mots de passe et coordonnées bancaires ne sont jamais recopiés.
- Accord de traitement des données (DPA) fourni par le prestataire.
Ce sont les règles que Taskaway installe sur chaque agent.
4Par où commencer, en 4 étapes
- Comptez une semaine de demandes. Notez chaque demande, qui y répond et le temps passé (grille du PDF).
- Choisissez une seule famille de demandes. Celle qui revient le plus et se traite toujours de la même façon, par exemple les attestations et les documents à renvoyer.
- Écrivez les consignes. Ce que l'agent fait, ce qu'il ne fait jamais, à qui il remonte (modèle du PDF).
- Rodez une semaine. L'agent propose, un gestionnaire valide chaque réponse, on ajuste.
Ensuite seulement, élargissez à une deuxième famille.
5Copilot, Gemini ou un agent installé ?
Si toute l'agence travaille dans Microsoft 365 ou Google Workspace, et qu'il s'agit surtout de résumer et de rédiger dans ces outils, Copilot ou Gemini peuvent suffire. Un agent installé se justifie quand il faut croiser plusieurs sources (mails, documents, logiciel de gestion ou extranet), garder une mémoire des échanges et préparer des réponses sans repartir de zéro à chaque fois.
6Ce que ça coûte chez Taskaway
Le Kit Gestion locative et syndic coûte 2 400 €, prix unique, installation au forfait : boîte mail et documents, cadrage, installation, une semaine de rodage, formation, documentation et garantie 30 jours.
Chaque outil de plus (logiciel de gestion, extranet…) : +800 €. Aucun abonnement Taskaway.
À prévoir chez vos fournisseurs, à votre nom : la machine et le compte IA ; leur coût dépend de votre volume, on le regarde avec vous à l'audit.
Prix nets · TVA non applicable, art. 293 B du CGI
7Dix questions à poser à tout prestataire
- Où tourne l'agent, et à qui appartient la machine ?
- Le compte IA est-il à mon nom ?
- L'offre IA utilise-t-elle mes données pour entraîner ses modèles ?
- Qui valide avant qu'une réponse parte ?
- Puis-je relire tout ce que l'agent a fait ?
- Que voit l'agent, exactement ?
- Que fait-il d'une demande qui sort du cadre ?
- Y a-t-il un abonnement ? Que se passe-t-il si j'arrête ?
- Puis-je modifier les consignes moi-même ?
- Qui intervient en cas de problème, et sous quel délai ?
Pour aller plus loin : le Kit Gestion locative et syndic en détail · réserver un audit gratuit.